GENERALIDADES

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de MEGACAD INGENERIA Y SISTEMAS SAS identificada con NIT. 805.008.189-1 (en adelante, la ENTIDAD), en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales la ENTIDAD garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

RESPONSABLE

La ENTIDAD es una persona jurídica de derecho privado, constituida por medio de escritura pública No. 2775 del 08 de agosto de 1997 como sociedad de naturaleza comercial. domiciliada en Cali, con NIT 805.008.189-1, cuyos datos de contacto son los siguientes: Dirección Carrera 84 A #14 A – 16, barrio Ingenio II (Cali), con teléfono (602) 524 8500 y correo electrónico: megacad@megacad.com.co

OBJETIVO DE LA POLÍTICA

Establecer los lineamientos bajo los cuales MEGACAD INGENIERÍA Y SISTEMAS S.A.S. realiza el tratamiento de los datos personales que recolecta, asegurando el respeto por los principios, derechos y garantías consagrados en la legislación vigente, en especial la protección del derecho fundamental al hábeas data de los titulares.

DEFINICIONES

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, se definen los siguientes conceptos clave:

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (orientación sexual, salud, datos biométricos, etc.).
• Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
• Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO

MEGACAD se compromete a aplicar los principios establecidos en la ley 1581 de 2012:

• Legalidad: Garantizar que todo tratamiento de datos se realice conforme a lo previsto en la ley, respetando los derechos fundamentales del titular.
• Finalidad: Tratar los datos personales únicamente para las finalidades previamente informadas y autorizadas por el titular, evitando usos indebidos o no consentidos.
• Libertad: Solicitar y conservar la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales, salvo que la ley lo exima.
• Veracidad o Calidad del Dato: Asegurar que los datos tratados sean veraces, completos, exactos, actualizados y comprensibles. Se evitará el tratamiento de datos parciales o erróneos.
• Transparencia: Informar clara y oportunamente al titular sobre el tratamiento de sus datos personales, y permitir el acceso a los mismos en cualquier momento.
• Acceso y Circulación Restringida: Limitar el acceso a los datos personales exclusivamente a quienes estén autorizados legalmente o por el titular, y no divulgar datos sin la debida autorización.
• Seguridad: Implementar medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales de accesos no autorizados, adulteración, pérdida o uso indebido.
• Confidencialidad: Garantizar que toda persona que participe en el tratamiento de datos personales guarde la debida reserva, incluso después de finalizada la relación contractual.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

La información que consta en las bases de datos de la entidad es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas y privadas, socios comerciales, contratistas, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente.

En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros bajo la autorización previa, En cumplimiento de deberes legales, la ENTIDAD podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

 La ENTIDAD velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

El Tratamiento de los datos personales que realice la entidad tendrá las siguientes finalidades generales relacionadas con la naturaleza y actividades propias del objeto social de la ENTIDAD, aplicables a los diferentes tipos de contrapartes y/o Titulares cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de la ENTIDAD como responsable del Tratamiento:

1. Ejecución de relaciones contractuales: MEGACAD requiere datos personales para celebrar, mantener y finalizar contratos laborales, civiles o comerciales. La información recolectada permite cumplir con las obligaciones derivadas de estas relaciones, tales como pagos, afiliaciones, reportes, cumplimiento de obligaciones contractuales y verificación de antecedentes.
2. Prestación eficiente de servicios: La recolección de datos de clientes y usuarios permite a MEGACAD ofrecer servicios especializados en sistematización, automatización, diseño y construcción, consultoría, interventoría, coworking y alquiler de salas. Los datos se utilizan para identificar necesidades, gestionar requerimientos, coordinar entregas y hacer seguimiento técnico y comercial.
3. Elaboración y comercialización de productos y servicios tecnológicos: Para desarrollar soluciones tecnológicas y gestionar relaciones comerciales, se recolecta información de contacto, técnica y comercial de clientes, aliados y usuarios, con el fin de ofrecer productos ajustados a sus necesidades, realizar procesos de venta, atención posventa y soporte técnico.
4. Gestiones administrativas y operativas: MEGACAD necesita tratar datos personales para el desarrollo de procesos internos como la gestión de recursos humanos, contabilidad, facturación, compras, logística, auditoría, y cumplimiento de sus obligaciones fiscales y contractuales. Esto incluye la administración documental y la trazabilidad de las operaciones comerciales.
5. Representación y comercio de marcas: Al representar marcas nacionales o extranjeras, MEGACAD trata datos de aliados, clientes y autoridades para asegurar el cumplimiento de las condiciones de distribución, importación y comercialización, y facilitar el relacionamiento con fabricantes y consumidores.
6. Atención a clientes y usuarios: Se recogen datos personales para gestionar peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y encuestas de satisfacción. Esta información es clave para mejorar la experiencia de servicio y fortalecer la confianza y fidelización del cliente.
7. Comunicaciones corporativas: MEGACAD utiliza datos de contacto para informar sobre productos, promociones, actividades, capacitaciones, alianzas y eventos relacionados con su objeto social. Estas comunicaciones se realizan con autorización del titular.
8. Estudios de mercado y análisis estadísticos: Se recolectan datos para realizar encuestas, sondeos y análisis que permiten conocer el comportamiento de los usuarios, identificar oportunidades de mejora e innovación, y diseñar estrategias comerciales efectivas.
9. Cumplimiento normativo: Los datos son necesarios para atender requerimientos de entidades públicas y privadas, cumplir con normas laborales, contables, tributarias y de protección de datos, y llevar registros exigidos por ley, como el de seguridad social o prevención de riesgos.
10. Seguridad de la información y vigilancia: MEGACAD implementa mecanismos de control de acceso, videovigilancia, monitoreo digital y protección informática, para lo cual se recolectan y almacenan datos personales como imágenes, registros biométricos o logs de sistema, con fines de protección de personas, bienes e información.
11. Contratación y selección de personal: La información de hojas de vida, antecedentes laborales, referencias personales y evaluaciones es recolectada y tratada para verificar la idoneidad y competencias del personal aspirante a formar parte de la organización, y para dar cumplimiento a los requisitos legales de contratación.
12. Relaciones con clientes, proveedores y aliados: MEGACAD recolecta datos de contacto, financieros y técnicos de clientes, proveedores y aliados para validar su experiencia, cumplimiento normativo y capacidad operativa. Esta información es clave para la ejecución de contratos de suministro, servicios y subcontratación.
13. Finalidades adicionales: Cuando el titular otorga su consentimiento para fines específicos no descritos anteriormente, MEGACAD tratará sus datos conforme a dicha autorización, garantizando siempre el respeto por los derechos fundamentales y la confidencialidad de la información.

DERECHOS DEL TITULAR

Conforme al Título IV artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la ENTIDAD o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la ENTIDAD, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
• Ser informado por la ENTIDAD o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la ENTIDAD o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD

La ENTIDAD deberá:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
• Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
• Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ÁREA RESPONSABLE

Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá ser dirigida al área de dirección administrativa y servicio al cliente cuyos canales de atención son:

Correo electrónico: megacad@megacad.com.co

Teléfono Fijo: (602) 524 8500

Teléfono Celular: 3153357201

Dirección física: Carrera 84 A #14 A – 16, barrio Ingenio II, Santiago de Cali – Colombia

PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS

Los titulares de los datos personales registrados en las bases de datos de MEGACAD INGENIERÍA Y SISTEMAS S.A.S., así como sus causahabientes debidamente acreditados, podrán ejercer sus derechos de acceso, consulta, actualización, rectificación, supresión y revocatoria de autorización, en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012.

Toda solicitud deberá ser presentada por escrito, ya sea de forma física o a través de medios electrónicos, a los canales habilitados por MEGACAD que figuran en esta política. La solicitud debe incluir como mínimo:

• Identificación del titular (nombre completo y documento de identidad).
• Descripción clara de los hechos o de la solicitud (consulta, reclamo, actualización, rectificación, etc.).
• Dirección física o electrónica para notificaciones.
• Documentación que sustente la solicitud, si aplica.

Consultas: Las solicitudes de consulta serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde el momento en que la misma sea recibida. En caso de que no sea posible atenderla dentro de dicho término, MEGACAD informará al titular antes del vencimiento del término, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en la que se dará respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: Cuando el titular desee presentar un reclamo por inconformidad respecto al tratamiento de sus datos, este será tramitado conforme a los siguientes lineamientos:

• Si el reclamo está incompleto, se solicitará al titular corregir la omisión en un plazo de cinco (5) días hábiles. De no hacerlo en un plazo de dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si el destinatario del reclamo no es competente para resolverlo, se dará traslado al área correspondiente en un plazo máximo de dos (2) días hábiles y se informará al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo completo. Si no es posible atenderlo en dicho plazo, se informará al titular la razón del retraso y la fecha estimada de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

La Políticas de Tratamiento de Información Personal de la ENTIDAD estarán vigentes a partir del día que entra en vigor desde su emisión. La ENTIDAD se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. Las bases de datos administradas por la ENTIDAD se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la ENTIDAD o una obligación contenida en un contrato entre la ENTIDAD y Titular.